Showcase

Interne Kommunikation mit Hilfe von Office 365 optimieren

Eine gute Kommunikation innerhalb von Unternehmen hängt nicht nur von guten Inhalten ab. Vielmehr spielt dabei auch die Nutzung geeigneter Tools eine große Rolle.

Microsoft hat mit seinen Office 365 Apps SharePoint, Viva Engage, Stream und Teams ein perfektes Set geliefert, um die interne Kommunikation und Kollaboration bestmöglich aufzubauen.

Schau Dir hier gerne einmal diesen kleinen Showcase an. Er zeigt, wie Du als UnternehmerIn, UnternehmenslenkerIn oder verantwortliche MitarbeiterIn SharePoint, Viva Engage, Stream und Teams im Zusammenspiel nutzen kann.*

 
*Falls es Dir aufgefallen ist: Hier gender ich - auf der Haupseite nicht. Ich kann nämlich beides! ;-)

Showcase GmbH Sebastian Tonn  

Nehmen wir mal an, Du leitest ein mittelständisches Unternehmen – die Showcase GmbH. Du entwickelst mit einem international verstreuten Team Software für die Finanzindustrie. Viele Deiner Mitarbeitenden arbeiten in einem "Fully Remote Setting" von zuhause zu.

Eines ist Dir klar geworden: Je dezentraler das Unternehmen aufgestellt ist, desto wichtiger ist eine exzellente interne Kommunikation und Kollaboration. Von entscheidender Bedeutung ist hierbei die Infrastruktur bzw. das Tool-Set. Es stellt die Basis dar, um weit verstreute Mitarbeitende zu informieren, zu motivieren und ihnen zu ermöglichen, optimal mit den KollegInnen zu interagieren und sich auszutauschen.

Programme Office 365 Sebastian Tonn  

Die Showcase GmbH hat sich dafür im Markt umgeschaut und relativ schnell festgestellt, dass Office 365 von Microsoft dafür das optimale Set liefert: Ein Zusammenspiel aus den Programmen Sharepoint, Viva Engage, Stream und Teams.

Was können SharePoint, Viva Engage, Stream und Teams und warum macht deren Einsatz in Unternehmen - wie der Showcase GmbH - Sinn?

SharePoint Office 365 Sebastian Tonn  
SharePoint Office 365 Sebastian Tonn

SharePoint
Kommunikationswebsite

Du leitest also die Showcase GmbH. Das Unternehmen hast Du vor gar nicht so langer Zeit gegründet. Eine der ersten Aufgaben, die Du direkt bei Gründung der Firma angegangen bist, war die Erstellung einer vernünftigen Unternehmenswebsite. Schließlich brauchtest Du einen Ort, an welchem sich Deine (potenziellen) KundInnen über Dich, Dein Unternehmen und Deine Software-Produkte informieren konnten.

Genau dafür ist in der internen Kommunikation die sogenannte SharePoint Kommunikationswebsite da. Sie dient dazu, die Mitarbeitenden optimal mit News, HR-Themen, Hintergründen zu Managemententscheidungen und sonstigen relevanten Themen zu informieren.

Vorteile:

  • Informationen und News strukturiert darstellbar und wiederauffindbar
  • HR-Prozesse können effizienter abgebildet werden (Dokumenten-Download etc.)
  • Individuelle Steuerung der Zugriffsrechte ermöglicht zielgruppengerechte Aussteuerung der Informationen (z.B. Bereich nur für Führungskräfte)
  • Baukastensystem schafft Grundlage für einfaches Aufsetzen und modulare Erweiterung bis hin zu vollumfänglichem "Intranet"

Viva Engage

Zurück zu Dir und Deiner Firma! Eine Website für KundInnen ist ja erstmal gut und schön und sozusagen ein „Muss“ im Zuge einer Firmengründung. Aber – aller Anfang ist schwer: Wenn Dich keiner kennt, kommt auch keine potenzielle KundIn auf Deine Website. Deswegen warst Du logischerweise damals so schlau und hast Dir auch gleich die sozialen Kanäle gesichert. Facebook, Instagram, TikTok – was auch immer hilft, um Sichtbarkeit und Traffic zu generieren.

In der internen Kommunikation erfüllt Viva Engage genau diese Aufgabe. Es fungiert als eine Art "internes Facebook". Es verschafft unter anderem den Infos und News, die auf der SharePoint Kommunikationswebsite veröffentlicht werden, die nötige Reichweite und Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens.

Vorteile

  • Hohe Reichweite und Sichtbarkeit in der gesamten Organisation
  • Fotos, Videos, kurze Texte können auch direkt als Post auf Viva Engage veröffentlicht werden
  • Mitarbeitende können liken, kommentieren und teilen sowie eigenen Content posten
  • Aufsetzen diverser Channels sowie Communities möglich – inkl. Rechtemanagement
Viva Engage Office 365 Sebastian Tonn  
Viva Engage Office 365 Sebastian Tonn
Stream Office 365 Sebastian Tonn  
Stream Office 365 Sebastian Tonn

Stream

Natürlich ist Dir als Unternehmer in den letzten Jahren nicht verborgen geblieben, dass nichts mehr an Bewegtbild vorbeigeht. Du – wie auch alle Deine KonkurrentInnen – unterhalten mittlerweile eigene YouTube-Kanäle, auf welchen sie Produktschulungen, Werbevideos, Podiumsdiskussionen mit BranchenvertreterInnen etc. zeigen.

Und hier kommt Stream ins Spiel. Wenn die SharePoint Kommunikationswebsite die "interne Website" und Viva Engage das "interne Facebook" ist, dann ist Stream das "interne YouTube".

Vorteile:

  • Interner Video-Content kann strukturiert und ansprechend dargestellt werden
  • Vertraulicher Content muss nicht auf externen Portalen hochgeladen werden (z.B. Vimeo, YouTube)
  • Mitarbeitende können liken, kommentieren und teilen sowie eigenen Content posten
  • Aufsetzen diverser Channels sowie Communities möglich – inkl. Rechtemanagement

Teams

Du bist jetzt also gut aufgestellt. Die interne Kommunikation funktioniert. Sichtbarkeit und Reichweite in Richtung Mitarbeitenden ist gewährleistet. Super! .... Was fehlt?

Richtig! Gearbeitet werden muss auch noch! Schließlich sorgt ja nur das erfolgreiche Entwickeln und Verkaufen Deiner Software-Produkte dafür, dass über SharePoint, Viva Engage und Stream auch tolle Dinge intern kommuniziert werden können.

Was wäre ein Unternehmen also ohne eine vernünftige "Werkbank"? Genau das bildet Teams ab. Auf Teams könnten sich einzelne Mitarbeitende wie auch Projekt- und Abteilungsteams zusammenfinden, um mit KollegInnen effizient zusammenzuarbeiten. Hierfür stehen diverse Funktionen zur Verfügung: Video-Calling/-Meetings, Chat, Filesharing etc.

Vorteile:

  • Strukturierte Zusammenarbeit mit KollegInnen
  • Schnelle und direkte Kommunikation
  • Einbindung diverser Apps, die sowohl von Microsoft als auch von Drittanbietern bereitgestellt werden
Teams Office 365 Sebastian Tonn  
Teams Office 365 Sebastian Tonn

Die Showcase GmbH und ihre Mitarbeitenden sind übrigens begeistert vom neuen Setting: Das Zusammenspiel aus SharePoint Kommunikationswebsite, Viva Engage, Stream und Teams ermöglicht eine ganz neue Form der internen Kommunikation und Kollaboration. Es steigert die Produktivität, aber auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Egal wo auf der Welt der einzelne Mitarbeitende gerade sitzt – mit Internetverbindung und Notebook kann sie/er jederzeit auf alles zugreifen und fühlt sich optimal eingebunden, informiert und motiviert.

Die Showcase GmbH ist happy Sebastian Tonn

Übrigens: Ich kann Dich beim Aufsetzen, Befüllen und Bespielen des kompletten Settings vollumfänglich unterstützen – alles aus einer Hand sozusagen.

Interesse?

 

Seite teilen

Die Seite arbeitet mit Shariff. Lesen Sie dazu auch die Datenschutz­bestimmungen